27 April 2024
05:54door Wilfred Leeuwin
PARAMARIBO — De Rekenkamer plaatst vraagtekens bij de rechtmatigheid van het innen en de afdracht van leges bij de verschillende Bureaus voor Burgerzaken (BvB’s). De meest belangrijke aanbeveling aan het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza), waar ze onder vallen, is om een geautomatiseerd systeem te hanteren bij het uitgeven van documenten.
Er moet volgens de Rekenkamer een duidelijk verband zijn tussen de documenten die aan burgers worden verstrekt, om welke documenten het gaat en hoeveel geld per dag bij elk kantoor wordt ontvangen. Het met de hand uitschrijven van kwitanties moet worden opgeheven.
“De meest belangrijke aanbeveling aan het ministerie van Binnenlandse Zaken is om een geautomatiseerd systeem te hanteren bij het uitgeven van documenten”
Onduidelijkheden
De bevindingen, conclusies en aanbevelingen van het controleorgaan zijn gebaseerd op onderzoek dat het heeft uitgevoerd in september en oktober 2023. Deze staan in het Rekenkamerverslag over 2023. Gebleken is dat over het algemeen bij de BvB’s de richtlijnen om op een juiste en transparante manier het werk te doen niet worden nageleefd.
De Rekenkamer zegt in het jaarverslag voldoende relevant en betrouwbaar bewijsmateriaal te hebben verzameld om conclusies te kunnen trekken. Bij de controle van de opzet van de interne beheersingsmaatregelen is geconstateerd dat er niet voor alle werkprocessen richtlijnen zijn vastgelegd. Verder kan de volledigheid van de opbrengsten niet worden vastgesteld vanwege het ontbreken van een automatiseringssysteem.
Bij de wisseling van kassier is er geen voorgeschreven procedure voor de overdracht. Hierdoor wordt het risico om bij een afwijking in de dagopbrengst tijdig te achterhalen wanneer deze is ontstaan, niet gemitigeerd.
Verder is geconstateerd dat binnen het proces van aanvraag en afgifte van documenten, het aantal niet wordt geregistreerd. Hierdoor kan de volledigheid van de (dag)opbrengst niet worden vastgesteld.
Leges
De opbrengsten worden niet wekelijks gestort door de BvB’s. Deze taak is overgenomen door de afdeling Financiële Zaken van het Centraal Bureau voor Burgerzaken (CBB), maar wordt ook niet consequent uitgevoerd.
Verder is gebleken dat de handgeschreven kwitanties niet altijd duidelijk leesbaar zijn, waardoor er niet in alle gevallen kan worden vastgesteld welk document is verstrekt. De Rekenkamer constateert dat er enerzijds voldoende rekening wordt gehouden met het aspect van functiescheiding, maar dat anderzijds de interne beheersingsmaatregelen het risico op afwijkingen niet voldoende mitigeren.
De Rekenkamer heeft in de afgelopen dienstjaren overwegend controle verricht op de uitgaven van de overheid en heeft daarom in het dienstjaar 2023 besloten een pilot uit te voeren bij de ontvangsten. Hierbij is Biza geselecteerd en wel het dienstonderdeel CBB.
Het doel van dit onderzoek is om na te gaan of de BvB’s de regelgeving rond de inning en afdracht van leges toepassen. De opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen zijn getoetst, om na te gaan of ze voldoende zijn om het risico op onrechtmatigheden te verkleinen.
Daarnaast moet dit onderzoek ertoe leiden dat de controle op de toepassing van de regels wordt aangescherpt. Deze regels zijn in afstemming met de International Standards of Supreme Audit Institutions met betrekking tot rechtmatigheidsonderzoek, zoals vastgelegd in het Handboek Rechtmatigheidsonderzoek 2018 van de Rekenkamer.
De centrale vraag van dit onderzoek is: ‘Hebben de BvB’s de inning en afdracht van leges in de periode september-oktober 2023 uitgevoerd volgens de vastgestelde richtlijnen?’ Tijdens het onderzoek zijn interviews afgenomen van sleutelpersonen die binnen CBB en de BvB’s zijn belast met het geldbeheer, teneinde de procedures in kaart te brengen. Er is een walk-through test uitgevoerd met als doel het proces van de inning en afdracht van leges te volgen.